over de email etiquette
Voor alle communicatie middelen op internet bestaan richtlijnen,
de zogenaamd internet etiquette (of netiquette). Voor email bestaat zelfs een emailetiquette.
Email is voor slimme prive en zakelijke communicatie sinds 2000 niet meer weg te denken.
Email berichten bestaan al tientallen jaren en deze emailtips helpen voor slim en efficient mailen.
email is geen wonder communicatie middel !
zie befs (bellen email faxen of sms of social media) of
bellen of mailen .nl
De richtlijnen op deze site gelden voor email,
zoals beschreven op deze website: www.emailtips.nl en www.emailetiquette.nl.
Hierbij is zo veel mogelijk gebruik gemaakt van zowel de Nederlandse als de Engelse termen,
omdat sommige mensen met een Engelstalige windows of Linux werken.
Of op een engelstalig Ipad of Smartphone is het handiger om ook de engelse email tips te lezen.
Handige emailtips om het mailen te versimpelen
en snel te leren en goede referentie en handleiding.
Steeds meer email berichten verdwijnt in de SPAM map, kijk die spam map of folder regelmatig na op belangrijke berichten.
Vooral in Hotmail , Live.com of Gmail komt email nog wel eens in de Spam Folder terecht.
1 keer op not spam klikken en dan krijg je hem weer gewoon in je Inbox.
Email is naast de webbrowser de meest gebruikte vorm van fraude en internet oplichting
-
Houdt emailberichten kort
Email is niet bedoeld voor lange verhalen.
Probeer een bericht maximaal 20 of 30 regels te houden.
Is het bericht langer, stuur dan een bijlage.
Vaak wordt de normgrootte van 35 KB aangehouden voor een emailbericht (inclusief bijlages).
-
Geef een duidelijk onderwerp / subject
Stuur een email altijd met een correct en duidelijk onderwerp of subject.
Zonder een onderwerp of subject bestaat de kans dat uw email niet wordt
gelezen of zelf wordt verwijderd door virusscanners of spam verwijder programma's.
Als u een nieuwe onderwerp in een email wilt behandelen,
beantwoord (reply) dan ook geen oud bericht ZONDER het onderwerp of subject te veranderen.
De ontvanger zal namelijk denken dat het gaat over het oude onderwerp of subject.
Een interessant onderwerp zorgt voor herkenning en een grotere kans dat een email geopend en gelezen wordt.
Als U een storing wilt doorgeven: subject: storing aan: ...... bij ...... of urgent of spoed in een email onderwerp.
MET URGENT of SPOED in hoofdletters schreeuwt iemand dat het belangrijk is.
-
Email is origineel niet bedoeld voor opgemaakte tekst
maar voor platte (dos of ascii of onbewerkte) tekst.
RTF (Rich Text Format) of HTML mail zoals dit tegenwoordig standaard staat ingesteld
in Microsoft producten zoals: MS Outlook of MS Outlook Express
is dus niet standaard email en kan niet door elk email programma worden gelezen.
Helaas weten veel mensen dit niet, maar bijv. telnet of oude versie's van eudora
vertalen/interpreteren de RTF of HTML codes niet en tonen ze als gewone (dos of ascii) tekst.
Dan krijg je een email die er als volgt uitziet.
<!DOCTYPE html PUBLIC "-//W3C//DTD HTML 4.01 Transitional//EN">
<html>
<head>
<meta http-equiv="Content-Type" content="text/html;charset=ISO-8859-15">
</head>
<body>
<table style="border-top: 1px solid rgb(0, 0, 0); border-left: 1px solid rgb(0, 0, 0); border-right: 1px solid rgb(0, 0, 0); font-family: Tahoma;"
align="center" border="0" cellpadding="0" cellspacing="0" width="602">
<tbody>
<tr>
<td colspan="3">
hier begint de echte tekst, kunt u het lezen tussen alle opmaak html ?
Zet daarom RTF of HTML mail uit.
Dit kan op de volgende manieren:
- in de instellingen voor alle berichten (tools/options/send/ mail sending format: html of plain text)
- in het adresboek voor bepaalde mensen (links onderaan het eerst tabblad: send E-mail using plain text only).
- per bericht, middels format (rich text/html of plain text = onbewerkte tekst)
Bovendien bespaart u de ontvanger een hoop harddisk ruimte,
omdat HTML berichten meestal 3 tot 5 keer groter zijn dan onopgemaakte email.
En een zeer belangrijke reden: HTML mail kan virussen of javascript bevatten !
Platte of onbewerkte email kan geen virussen bevatten en is daardoor veel veiliger.
Alternatief voor bijv. een verslag of opgemaakt document:
Stuur dit als bijlage in bijv. MS Word (.doc) bestand.
-
Stuur geen grote bijlages / attachments
Houd bijlages / attachments beperkt qua aantal en grootte, richtlijn is maximaal enkele honderden KB (kilobytes).
Het is niet leuk als de ontvanger een langzame internet (modem) verbinding heeft en
u stuurt hem/haar een bijlage van meer dan 1 MB (is al ongewenst, groter is taboe).
Email met bijlages van 5 of 10 MB of groter komen niet altijd aan.
Veel providers hebben een maximum ingesteld voor email bijlages.
- Grotere bestanden kunt u altijd inpakken middels winzip om zo de bestandsgrote te verkleinen.
- Anders een groot bestand op een web of FTP server plaatsen en alleen de URL (internet adres) doorgeven.
- Een bestand in delen versturen.
- Als het niet anders kan dan wel vooraf een melding maken.
- Let extra goed op de adressering, want als u een typefout maakt, krijgt u de bijlage weer terug in de gebouncte email !
- meesturen printscreens.
Email is niet bedoeld als transport medium voor (grote) bestanden, daarvoor is File Transfer Protocol (FTP) bedoeld.
Kleine tekst documenten kunnen beter direct in het email bericht zelf geplaatst worden dan in een bijlage.
Dit voorkomt het apart moeten openen van een tekstverwerker (zoals Word) en scheelt dus niet alleen tijd, maar ook de grootte van zo'n email is kleiner dan een aparte bijlage.
-
Afzendernaam = eigen naam
Sommige mensen vinden een fantasie naam als afzendernaam leuk,
dan ziet de geadresseerde echter een naam bij From: staan die hij niet kent.
Meestal gooi je zulke emails met vreemde/rare afzendernamen direct weg, want de kans dat dit spam of rotzooi is, is groot.
Vooral sinds de komst van MSN zie je dit steeds vaker, dat mensen fantasie namen verzinnen als naam.
Dit heeft als gevolg dat andere mensen je niet eens meer herkennen !
Ook gevoelens zijn populair om op te nemen in je naam, maar om herkenbaar te zijn heb je een naam gekregen,
gebruik die en niets anders !
-
Signature of handtekening
Houdt deze zo kort mogelijk en neem zeker geen leuke plaatjes, icons of emoticons op.
Dat kost alleen maar extra ruimte en vertraagt al het email verkeer.
Een disclaimer kan en mag, maar maak hem niet langer dan enkele regels.
-
Gebruik niet te veel To: / Aan en CC: / (Carbon Copy)
Bedenk goed aan wie je een email adresseert en zet geen onnodige mensen in het to / aan veld.
Beperk zeker het gebruik van het CC (Carbon Copy) veld, waardoor alleen mensen die het bericht echt dienen te lezen die email ontvangen.
Mensen krijgen steeds meer email en lezen vaak alleen als het aan hen is geadresseerd.
Email aan mensen in de Carbon Copy wordt vaak minder goed gelezen.
-
Gebruik BCC: (Blind Carbon Copy)
Als u een bericht stuurt naar veel mensen gebruik dan het BCC adres veld i.p.v. het aan/to of CC (Carbon Copy) veld
om de emailadressen in te plaatsen.
Zo voorkomt u dat alle geadresseerden van elkaar de emailadressen zien.
In outlook staat het BCC veld standaard verborgen en is aan te zetten middels: view / all headers tijdens het maken van een nieuw bericht.
-
Verwijder oude/irrelevante tekst en bijlages
Verwijder bij het beantwoorden van email zoveel mogelijk oude/irrelevante tekst en bijlages.
Zo blijven emailberichten niet groeien doordat alle oude tekst en bijlages er nog steeds in staan.
Als er bijvoorbeeld 3 vragen stonden en de antwoorden op vraag 1 en 3 zijn al afgehandeld,
laat dan alleen vraag 2 staan en wis vraag en antwoord op vraag 1 en 3.
Zo worden emailberichten duidelijker en korter.
Een andere taktiek is alle tekst laten staan en emails met de oudere, dus al opgenomen, tekst
verwijderen en alleen de laatste van de mailwisseling bewaren.
-
Beperk het gebruik van de ontvangstbevestiging
Een ontvangstbevestiging of return receipt is handig om te kijken of een email is ontvangen,
maar eigenlijk overbodig omdat email in 99,99% van de gevallen gewoon aankomt.
Anders krijgt de verzender een foutmelding terug. Dit gebeurd meestal binnen enkele minuten, maar kan ook 2, 3 of maximaal 5 dagen duren.
Gebruik ontvangstbevestiging of return receipt alleen bij zeer belangrijke emailberichten.
-
Mailbox opruimen
Schoon regelmatig je mailbox door oude berichten te verwijderen, in mappen op te slaan,
maar vooral (grote) bijlages uit je mailbox te verwijderen of ze apart op te slaan.
Binnen outlook worden deze namelijk binnen je emailbox opgeslagen.
Programma's zoals eudora slaan bijlages uitzichzelf al apart op in een map op je harde schijf.
-
Mailbox backuppen
Een veiligheidskopie of backup van je mailbox is eigenlijk een must voor iedereen.
Stel dat je harddisk crasht en je bent alles kwijt, maar vooral je belangrijke emails en adressen bestand zijn niet zo maar te achterhalen.
Kijk goed hoe jouw emailprogramma deze gegevens opslaat (bijv. *.mbx of *.pst bestanden) hoe je deze bestanden kunt backuppen.
-
Alternatieven voor email
Email wordt steeds meer vervangen door chat via IM zoals messenger, skype, whatsapp, telegram, hangouts.
Maar ook bellen of langsgaan bij mensen is een goed en werkzaam alternatief voor email.
-
Wat kun je beter niet doen met email
Een discussie of ruzie uitvechten of bespreken met email zal meestal verder verslechteren of zelfs escaleren.
Omdat email vaak kan leiden tot mis communicatie of verkeerd begrijpen is het beter om een flink misverstand
of verschil van mening verkeerd begrepen kan worden, is het verstandiger om geen email te gebruiken om dit
probleem op te lossen, maar ga met zo'n persoon praten, bellen of afspreken.
-
Oppassen met email
Open geen email van onbekenden.
Zeker niet wanneer je met spoed iets moet aanklikken, openen of lezen of betalen.
Zulke email is vaak fake en zorgt voor een virus of andere ellende
Gebruik deze punten verstandig en u zult merken dat email sneller, efficienter maar vooral leesbaarder voor iedereen wordt.
Door vele systeembeheerders bij bedrijven is er een maximum gesteld aan de grootte van uw mailbox, bijv. 100 MB.
Door gebruik te maken van bovenstaande tips kunt u veel meer berichten opslaan.
Niet alleen maar mailen !!
We werken aan een cultuur waarin we elkaar niet e-mailen, maar elkaar opzoeken.
We willen toe naar een bedrijf waar iedereen elkaar kent en blindelings weet te vinden.
Mensen moeten voelen en weten dat zij zelf het verschil kunnen maken.
Het moet worden alsof je in je eigen bedrijf werkt.
Conflicten en discussie kun je niet oplossen of uitpraten met email.
Dit kan leiden tot nog meer frustratie en boosheid en onbegrip.
Email is geen wondermiddel en met deze emailtips kunt u veel oplossen:
Een verschil van mening of discussie kun je eenmaal via email verduidelijken.
Daarna is onderling overleg (via telefoon, in het echt) veel beter, dan maar heen en weer te blijven emailen.
Bekijk ook eens deze sites:
zoekmachinetips om beter / hoger in zoekmachines te komen.
HTML tips voor een betere, snellere en efficiente website.
kladblok voor online tekst blok.
Einde aan het e-mailtijdperk?
Gaat Whatsapp email vervangen ?
Advertentie:
Nu een mooi en duidelijk emailadres aanvragen: een mooi herkenbaar emailadres gebaseerd op uw eigen achternaam, bijv. Andre@vanDuin.com.
Vul bij de aanvraag in het veld Boodschap in: GRATIS FORWARD via emailtips.nl
en betaal de eerste 2 maanden helemaal NIETS !
Let op: de gekozen achternaam moet wel uw echte eigen achternaam zijn.
Emailtips.nl is een site van
Arie v.d. Giesen van
Profias
Hosted bij Profhost webhosting .
Emailtips voor snel en goed email gebruik.
Ken je dit gedrag:
negeren is makkelijk, gewoon net doen of email niet is aangekomen.
en jij maar wachten op reactie of antwoord dat nooit komt....
Als je iets echt en snel nodig hebt, dan werkt email niet !!
zoals jij denkt, reageren niet alle mensen even snel terug.
of ze zijn ziek of op vakantie zonder afwezigheids assistent of out of office melding aan.
volle mailboxen zorgen voor steeds slechter gelezen email berichten.
Zorg dat jouw email berichten wel opvallen !
Richtlijn voor de afzender van email berichten zorgt voor snelle lezing.
Zo schrijf je een goed en duidelijk email bericht. dankzij deze emailtips.
De emailetiquette is een richtlijn voor efficient en goed email gebruik.
Met de etiquette kun je als afzender er voor zorgen dat emailberichten (evt. met bijlage) goed worden ontvangen,
en daardoor worden jouw emailberichten beter gelezen !
Hoe zorg je ervoor dat email berichten snel worden gelezen ?
Hou ze kort krachtig en zakelijk met een goed onderwerp !
Kort en bondig is het toverwoord van de 20e en 21e eeuw; ook voor email.
Wil je dat jouw email wel opvalt en gelezen wordt ?
Schrijf een korte heldere en duidelijke email.
Wanneer is een email goed; een email is duidelijk als hij kort, helder en bondig is.
Voor email is een etiquette afgesproken: diverse richtlijnen waar een email aan hoort te voldoen.
Meer email tips in het Engels:
Top 50 Most Popular Email Tips, Tricks and Secrets
10 Top Tips for Using Email
Tips for Writing Professional Email
Zo werkt het niet, allemaal emailfouten:
10 Email Tips for Prospecting SEOs
Snelle lezing van uw belangrijk email kunt U zelf bespoedigen middels deze email tips.
Korte, efficiente emails worden vaker gelezen dan hele lange emails.
Met deze emailtips zorgt U voor snel leesbare emails. Dit bespaart geld.
Houd je aan deze email richtlijn voor afzender email tips.
Hoe schrijf je een helder email bericht: houd het bericht kort en maximaal 1 A4 (30 x 20 CM) pagina.
Email tips zijn handig voor snel en efficient email gebruik:
Email berichten met een goed gekozen en ingevuld onderwerp worden beter en vaker gelezen,
dan emails zonder onderwerp ingevuld !!
Emails zonder onderwerp verdwijnen vaker in de prullenbak of spam map en worden niet gelezen of beantwoord !
Ook email van nieuwe afzenders komen met grote regelmaat in de spammap of prullenbak,
omdat ze door de mailserver (nog) niet herkend worden aan de afzender.
Sinds 2010 is de Whatsapp app op je Smartphone erg
populair en vervangt dit gedeeltelijk email berichten.
Sinds 2015 gebruiken jongeren steeds minder email, maar veel meer chat apps zoals whatsapp, messenger en snapchat.
Hebben jongeren geen behoefte om gegevens zoals in email te bewaren ?
Email is erg handig, want in de cloud zoals hotmail of gmail kun je er altijd bij en op verschillende apparaten
zoals je smartphone die je altijd in je pocket hebt.
handige tips voor email, voor efficient email gebruik.
Email wordt steeds slechter gelezen; vooral met meerdere (verschillende) zaken erin;
de eerste regels worden wel / goed gelezen, daarna wat minder en onderaan leest bijna niemand een email.
|